Kas oled mõelnud abi palkamisele oma sündmuse jaoks? Siis ilmselt võib silme ette kerkida terve rida teenuseid ja nende pakkujaid. Sündmuste korraldaja, päevajuht, koordinaator, fotograaf, videograaf, stilist jne. Aga mida need tegelikult tähendavad ja kas neid kõiki on tõesti ka vaja?
Mina eristan sündmuste juures selgelt kahte rolli, mis sageli lähevad omavahel segi – planeerija ja koordinaator. Mõlemad on olulised, aga nende fookus ja tööetapid on väga erinevad.
Sündmuse planeerija – sinu strateegiline tugi enne päeva
Planeerija on justkui arhitekt. Ta aitab sul panna paika vundamendi, millele kõik muu toetub. Kui sul on peas visioon, aga pole kindel, kuidas sellest tegelikult saab ajakava, teenusepakkujate nimekiri ja reaalne kulgemine, siis on planeerija see, keda vajad.
Planeerija aitab sul:
- sõnastada sündmuse üldise stiili ja suuna
- leida sobivad teenusepakkujad
- koostada realistlikku ajakava
- teha valikuid eelarve ja võimaluste vahel
- tagada, et midagi olulist ei jää kahe silma vahele
Planeerija on ettevalmistuse inimene – ta mõtleb ette, struktureerib ja loob süsteemi.
Koordineerija – su nähtamatu tugi sündmuse päeval
Koordineerija roll algab siis, kui kõik on (vähemalt paberil) paigas. Kui peopaik on broneeritud, toit tellitud, ajakava olemas – aga keegi peab päriselt selle ellu viima, juhendama ja juhtima.
Koordineerija hoolitseb selle eest, et:
- ajakava püsiks ja kõik liiguks õigel ajal
- teenusepakkujad teaksid, kuhu ja millal ilmuda
- külalised tunneksid end hoituna
- ootamatused saaksid lahendatud enne, kui keegi neid märkab
- sina saaksid oma päeva nautida, mitte seda juhtida
Koordineerija on kui päevajuht tagaruumis, ta ei hoia küll mikrofoni, aga ta hoiab kogu sündmust koos. Kuigi, tõele au andes, naudin ma ka väga mikrofoni hoidmist!
Kuid kelle peaks siis valima?
Kui sul on idee, aga mitte plaani, siis alusta planeerijast.
Kui sul on kõik planeeritud, aga vajad tuge sündmuse päeval, vali koordineerija.
Kui soovid rahu mõlemal rindel on täisteenus Sinu jaoks.
Meie teenustes võid leida aga kõik kolm võimalust!
Kohtumine + ajakava + eeltugi ehk planeerimine.
Kohapealne koordineerimine (4h / 8h / terve päev) – ehk see õhtujuht tagaruumis
Täisteenus – koosloomine, juhtimine ja järeltoetus
Ja lõppude lõpuks…
…sinu sündmus ei peaks olema stress. Sa väärid päeva, kus saad olla kohal, naerda, nutta, tantsida, kuulata. Kõige muu eest, las hoolitsen juba mina.
